《你相信吗?上班的时候有效管理你的电话,效率直接增加一倍》

2020-06-10  阅读 875 次

如果你跟我一样,电话就只是众多物品中的一项而已;但对大多数人来说,电话是生命必需品,万不可缺。没有了电话,工作简直就进行不下去。然而,从另一方面来看,不论你从事什幺样的工作,电话也很可能成为打岔或压力的来源之一。有时候我们好像总是在讲电话,而我们一边讲电话时,很难一边将工作做好。这时我们对打电话来的那个人,就会产生一种怨恨与焦虑感。如果你跟我一样,电话就只是众多物品中的一项而已;但对大多数人来说,电话是生命必需品,万不可缺。没有了电话,工作简直就进行不下去。然而,从另一方面来看,不论你从事什幺样的工作,电话也很可能成为打岔或压力的来源之一。有时候我们好像总是在讲电话,而我们一边讲电话时,很难一边将工作做好。这时我们对打电话来的那个人,就会产生一种怨恨与焦虑感。
有一次我在一位经理的办公室中,电话刚好响起。他立刻咆哮起来:「这鬼电话一天到晚响个不停!」然后他拿起电话,开始了一段长达十五分钟的谈话,而我在旁边乾等着。等他终于挂上电话时,他看起来既沮丧又精疲力竭。下一次电话又响起时,他跟我道歉。后来他承认自己有很多事做不完,跟他必须接大量的电话有关。
我找到机会问他说:「你有没有想过在某段时间中不要接电话?」他一脸愕然地看着我说:「从没想过。」结果这样一个小小的改变不但让他放鬆,也使他的工作做得更好了。
就跟大多数人一样,他并不需要一段数小时不被干扰的时间,但一阵子总是需要的!他不再接电话,而是回电话,同时能主动将谈话的时间缩短。他会这幺说:「嗨!琼安,我只有两分钟时间,不过我会给妳回个电话。」
我们确实很依赖电话,也大量而广泛地使用电话。如果你是柜台服务员,或是接线生、推销员,这样的策略对你可能并不实用。但是对其他大多数人来说,这却是救命良方。在办公室里,如果我不是有一段「无电话时间」,我一定一○○%不停地在讲电话。电话好像从来就没有停止响过。如果我不是有些防範措施,恐怕就不会有时间写作或做其他事了。我猜想这对大多数的你们也都适用。
你可以用不同的方法来设定这样的策略。我在一天当中会有一些固定时间将电话铃声关掉,除非是事前约好或紧急事故(这种情况很少),否则我不接任何电话。这让我有时间专心做一些事──毫无干扰地集中心神在跟我工作最密切相关的事情上。
当然也有许多人因为公司政策的要求,不得不接电话,或是接电话是他们工作的一部分,那幺,在运用这个策略时,就要更有技巧了。或许你可以早一点到办公室,在正式工作时间开始前先关掉电话,或是在下班之后这幺做。我认识的一个女士,就是在午餐时间将电话关掉,让电话留言替她挡一下电话,她便可以做一些自己的工作。因为她在午餐时间工作,就可以提早下班,一天的工作时间不会显得太长,而她也争取到一些可以专心做事的时间。
在某些情况下,你可以跟老闆争取,让你做一下类似的实验──看看你是否能完成更多的工作(而且你还是会回所有的电话)。有些打来的电话可以稍后再回,或是过几小时,等你可以提供较详细的答案后,再留言在对方的答录机里。这只需要花一两分钟就能做到,而不需要用上十到十五分钟讲电话。

如果你在家工作(或必须在家完成某件工作),这样的策略就更好用了。你只要做个简单决定,在某段时间不回电话,你就有机会与时间将自己要做的事做完。

这个策略并不容易执行,总是会有些千奇百怪的理由阻碍你这幺做。举个例子,你要怎幺处理紧急电话或个人的重要电话?我有一支专线是为家人、亲近的朋友与几个工作伙伴设立的。另一个可能的办法是留给别人E-mail,或是善用手机的语音信箱、答录机录下一些必要的紧急电话。大多数人都会尊重你「仅供急用」的要求。另外一个办法是先用答录机请对方留言,你再看看电话是谁打来的。这样你可以在适当的时间再回覆,对那些不能等的事则可以立刻回电。我想就算你在实行这个策略时遭到许多阻碍,最后还是会发现一切都是值得的。

让我们面对现实吧!在工作的领域中,我们不可能期待只有少数几通电话的干扰!我已经发现在不被干扰的时间中,我能完成两倍甚至三倍的工作量。当我省下这些时间之后,我总是能在工作完毕时轻鬆地回电话呢!

书名:练习当聪明人:别再为小事抓狂系列全新改版

Don’t Sweat the Small Stuff at Work
作者: 理察.卡尔森
原文作者:Richard Carlson
译者:朱恩伶
出版社:时报出版

《你相信吗?上班的时候有效管理你的电话,效率直接增加一倍》

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